FAQ
Najczęstsze pytania i odpowiedzi
Ogólne
Zarządzanie nieruchomością nie jest usługą pogotowia pracującego w trybie 24 godzinnym. Zarządca nieruchomości pracuje dla Państwa w dni robocze podczas godzin pracy biura. Poza tymi godzinami tylko w sytuacjach awaryjnych, stanowiących zagrożenie dla mienia lub życia.
Jeżeli zarządca nie odbiera telefonu, warto jest napisać smsa z krótką informacją o temacie rozmowy.
Na maile staramy się odpowiadać w terminie 2 dni roboczych.
W niektórych przypadkach termin ten może ulec wydłużeniu, ze względu np. na konieczność zgromadzenia dodatkowej dokumentacji itp.
Maile zawierające treści wulgarne, obrażające naszych klientów lub nas pozostają bez odpowiedzi.
Do prawidłowego zarejestrowania zgłoszenia niezbędne jest podanie: imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych osoby zgłaszającej i adresu, którego zgłoszenie dotyczy wraz z opisem zgłaszanego zagadnienia.
Rozliczenia, księgowość
Należy skontaktować się z zarządcą, który przygotuje stosowne oświadczenie o uznaniu długu i zobowiązaniu do jego spłaty w uzgodnionym terminie. Złożenie takiego oświadczenia uchroni dłużnika przed działaniami windykacyjnymi, kosztownym postępowaniem sądowym.
Niezwłocznie uregulować płatność oraz poinformować o tym fakcie zarządcę nieruchomości. Szybkie powiadomienie i natychmiastowa zapłata spowoduje, że nie zostanie uruchomiona procedura odzyskania długu.
W tytule płatności należy podać: adres, imię i nazwisko właściciela, okres (miesiąc) za który dokonujemy płatności.
W przypadku brak wskazania miesiąca, którego dotyczy opłata, zostanie ona zaliczona na najstarszą zaległość.
W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić stan rozrachunków ze Wspólnotą Mieszkaniową i uregulować brakujące należności, jeśli takie wystąpiły. W przypadku braku zaległości należy skontaktować się z działem księgowym (e-mail, telefon) w celu uzyskania zaświadczenia.
Zaświadczenie może być wysłane drogą elektroniczną (skan) bądź listem poleconym na podany przez właściciela adres korespondencyjny.
W pierwszej kolejności należy uregulować swoje wszystkie zobowiązania finansowe wobec wspólnoty.
Następnie skontaktować się z działem księgowym w celu uzyskania zaświadczenia o braku zaległości – dokument taki jest często wymagany przez notariusza.
Po podpisaniu aktu notarialnego należy powiadomić Zarządcę o zmianie właściciela i przekazać dokumenty: akt notarialny i protokół przekazania lokalu (ze stanami liczników) pocztą elektroniczną, dostarczając do biura Zarządcy lub wysyłając listem na adres Zarządcy.
Stan rozrachunków można sprawdzić:
• Logując się na stronie Internetowej Kartoteki Mieszkańca
• Kontaktując się z księgową telefonicznie bądź przez pocztę elektronicznie
Niedopłata z rozliczenia mediów powstaje w sytuacji, gdy faktyczne koszty wynikające ze zużycia przewyższyły naliczone w danym okresie zaliczki.
Na przykład:
Zaliczka naliczona na wodę: 150,00 zł
Koszt zużycia wody: 175,00 zł
Niedopłata: -25,00 zł
Są to opłaty związane z utrzymaniem budynku oraz jego użytkowaniem.
Takie opłaty to np.: utrzymanie części wspólnych, woda, energia elektryczna, opłata za administrowanie lub zarządzanie, sprzątanie czy ochrona.
Opłaty eksploatacyjne naliczane są proporcjonalnie do powierzchni lokal danego właściciela.
Sprawy techniczne
Awarie instalacji domofonowej dzielą się zasadniczo na awarie unifonów lub wideofonów (element wyposażenia mieszkania) oraz awarie centrali domofonowej i instalacji w częściach wspólnych.
W przypadku awarii unifonu lub wideofonu właściciel usuwa ją własnym staraniem i na własny koszt. Zarządca nieruchomości może mu w tym pomóc, wskazując właściwy serwis. W przypadku awarii centrali domofonowej lub instalacji, należy zgłosić ją zarządcy nieruchomości lub bezpośrednio serwisowi wskazanemu na klatkowej tablicy informacyjnej. Te awarie usuwane są na koszt wspólnoty mieszkaniowej.
W pierwszej kolejności należy skontaktować się z właścicielem lokalu znajdującego się powyżej zalewanego mieszkania.
Jeżeli wina leży po stronie właściciela lokalu powyżej, nalezy:
- Stwórz prosty protokół zalania – zrób zdjęcia oraz opis szkody.
- Wystąp o odszkodowanie do ubezpieczyciela sprawcy.
Jeżeli w danym momencie nie ma nikogo w lokalu powyżej, należy odnaleźć zawory odcinające na instalacji c.o. oraz wody w szachcie licznikowym na korytarzu, przypisane do ww. lokalu, i je zamknąć. UWAGA! – zawory odcinające występują najczęściej przed i za wodomierzem.
Jeżeli ww. działanie nie przyniosło oczekiwanego rezultatu, należy skontaktować się z pogotowiem technicznym lub powiadomić zarządcę nieruchomości.
Jeżeli zalewany lokal mieszkalny znajduje się na ostatniej kondygnacji i prawdopodobną przyczyną przecieku jest nieszczelność dachu, należy to zgłosić zarządcy nieruchomości.
W pierwszej kolejności zweryfikuj zapisy w instrukcji użytkowania mieszkania dotyczące wentylacji, w której znajduje się opis działania wentylacji i normy z nią związane. Zawiera ona również niezbędne informacje w zakresie wietrzenia lokali.
W przypadku wentylacji mechanicznej, należy zweryfikować, czy okap lub pochłaniacz jest wpięty w prawidłowy przewód wentylacyjny. Następnie zweryfikuj, czy klapy zwrotne w okapie jak i przy kratce wentylacyjnej są osadzone poprawnie (idealnie pionowo). Zdarza się, że klapy zwrotne się zacinają pod wpływem nadmiaru osadzonego tłuszczu i kurzu. Należy dbać o ich czystość. Jeżeli korzystasz z okapu podłączonego do przewodu wentylacyjnego, to on również posiada własne klapy zwrotne. Postępuj, jak powyżej.
Jeżeli ww. czynności nie przyniosły oczekiwanego rezultatu, należy zgłosić problem do zarządcy nieruchomości.
Po pierwsze, należy zweryfikować, czy zawory odcinające przy wodomierzu (w szachcie licznikowym lub w lokalu) są w pozycji otwartej, tj. równolegle do biegu rury.
UWAGA! – zawory odcinające występują najczęściej przed i za wodomierzem.
Jeżeli ww. działanie nie przyniosło oczekiwanego rezultatu, należy skontaktować się z pogotowiem technicznym lub powiadomić zarządcę nieruchomości.
Przed wykonaniem powyższych czynności warto sprawdzić, czy nie dotarł sms powiadamiający o awarii po stronie dostawcy wody.
W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy zawory odcinające przy ciepłomierzu (w szachcie licznikowym lub w lokalu) są w pozycji otwartej, tj. równolegle do biegu rury.
Należy zweryfikować, czy kaloryfery są odpowietrzone, delikatnie odkręcając odpowietrzniki (mały zaworek znajdujący się po przeciwnej stronie grzejnika względem zaworu z głowicą termostatyczną).
Jeżeli ww. działania nie przyniosły oczekiwanego rezultatu, należy skontaktować się z pogotowiem technicznym. Należy pamiętać, że tego rodzaju usługa pogotowia technicznego jest płatna.
Właściciele nieobecni podczas pierwszego terminu przeglądu są informowani o drugim terminie. Jeżeli lokalu nie udostępnią również w drugim terminie – wówczas muszą wykonać przegląd własnym staraniem i na swój koszt, a następnie dostarczyć protokół zarządcy nieruchomości.
Obowiązek wykonywania przeglądów wynika z przepisów Prawa Budowlanego, a obowiązek udostępnienia lokalu do przeglądu z przepisów Ustawy o własności lokali oraz Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 sierpnia 1999 r. w sprawie warunków technicznych użytkowania budynków mieszkalnych
Kluczyk do skrzynki pocztowej jest własnością właściciela lokalu
W przypadku zgubienia kluczyka, najprawdopodobniej konieczna będzie wymiana całej wkładki.
Zebrania
Zawiadomienie o zebraniu Wspólnoty Mieszkaniowej powinna dotrzeć do członków Wspólnoty na minimum 7 dni przed terminem zebrania.
Choć w zebraniu Wspólnoty Mieszkaniowej mogą uczestniczyć wyłącznie członkowie Wspólnoty, to uczestnictwo osobiste nie jest wymagane.
W zebraniu można uczestniczyć poprzez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być dowolna osoba, a często jest to sąsiad lub członek rodziny.
Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, zawierać pełną nazwę Wspólnoty Mieszkaniowej, której zebranie dotyczy, wraz z datą zebrania, dane umożliwiające identyfikację osoby umocowanej oraz zakres umocowania – czy np. tylko do uczestnictwa w zebraniu czy również do głosowania na uchwały. Do reprezentowania członka Wspólnoty na zebraniu wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe – odrębne dla każdego zebrania.
Wzór pełnomocnictwa znajduje się pod tym linkiem.
Każdy właściciel lokalu, będący naszym Klientem. może sprawdzić stan głosów na głosowane uchwały w Internetowej Kartotece Mieszkańca. Po podjęciu lub odrzuceniu uchwały
Zarządca przesyła wszystkim właścicielom stosowne podsumowanie wyników głosowania, zgodnie z przepisami Ustawy o własności lokali. Stan głosów można również sprawdzić kontaktując się z Zarządcą.
Uchwała zostaje podjęta w momencie, kiedy ponad 50% właścicieli (licząc udziałami) zagłosuje za jej podjęciem. Analogicznie, uchwała zostaje odrzucona w momencie, kiedy ponad 50% zagłosuje za jej odrzuceniem. Po podjęciu uchwała może zostać zrealizowana.
Przepisy nie określają terminu na oddanie głosu, a głosowanie trwa tak długo, aż ponad 50% właścicieli licząc udziałami w nieruchomości wspólnej odda głos ZA uchwałą lub PRZECIW jej przyjęciu.
Pozostałe
Służbami, do których należy się zgłosić w przypadku zakłócania porządku i ciszy nocnej jest Straż Miejska lub Policja.
Tylko te organy mają prawną możliwość podejmowania interwencji i nałożenia mandatu na osobę, która dopuszcza się niewłaściwego zachowania, uciążliwego dla pozostałych mieszkańców.
W przypadku dokonania zgłoszenia o zakłóceniu porządku i ciszy nocnej informację o dacie i incydencie powinni Państwo przekazać Zarządcy.
Zgodnie z polskim prawem (bezpieczeństwo przeciwpożarowe), części wspólne powinny być wolne od jakichkolwiek rzeczy (szafek, rowerów itd.).
Jeśli sąsiad nie stosuje się do przepisów, sprawę należy zgłosić zarządcy nieruchomości
Głośne prace remontowe należy wykonywać w godzinach 8:00 - 20:00 w dni powszednie oraz 9:00 - 14:00 w soboty.
Postaraj się ograniczyć je do minimum, tak aby jak najmniej przeszkadzać sąsiadom.
Warto również poinformować sąsiadów o planowanym remoncie wywieszając krótka informację na klatce. Informacja powinna zawierać termin (okres) wykonywania prac oraz przewidywane uciążliwości
Odpady budowlane wywożone są indywidualnie na koszt właściciela.
Zabrania się składowania odpadów w częściach wspólnych nieruchomości
Aby pozbyć się odpadów trzeba opłacić kontener na odpady budowlane i uzgodnić z administratorem miejsce jego ustawienia,
Odbiór gabarytów z nieruchomości może zgłosić każdy mieszkaniec wspólnoty przez aplikację "19155", dzwoniąc pod numer 19 115 lub zawiadamiając o tym fakcie administratora nieruchomości.
Termin odbioru gabarytów ustalany jest indywidualnie przez pracowników miasta. Zarząd jak i administrator nie ma umocowania do ustalania takiego terminu.